Cómo gestionar los cobros pendientes sin perder en el intento


gestion cobranzasCuando imaginamos nuestro negocio, investigamos los mercados, hacemos cuentas, presentamos un proyecto, los números nos cierran redondos. Todos felices hasta que la realidad nos ofrece un no tan sutil golpe a la ilusión: sea cual fuera nuestro negocio, es muy probable que un porcentaje de clientes se atrasen en sus obligaciones para con nosotros, o peor aún, no las efectivicen jamás.

Por eso, siempre es mejor planificar y estar preparado para los imprevistos que puedan surgir en la esencia del comercio, el dinero.

Pero como bien imaginarán, en el circuito comercial no todos manejarán “cash” y mucho menos al día; cheques, pagarés, financiaciones propias y con tarjetas de crédito serán factores con los cuales tendremos que lidiar en todo momento.

 

Los medios de pago, un arma de doble filo

Dependiendo del producto o servicio que ofrezcamos nos relacionaremos con diferentes tipos de clientes; grandes empresas, medianas, consumidores finales, intermediarios, etc. Sin importar cuál sea de ellos, hay algo que no debemos olvidar: la venta de productos también incluye un apéndice de servicio.

Supongamos que decidimos inaugurar nuestro propio local de indumentaria femenina. Pantalones, polleras, zapatos con tacones, blusas, camisas, todos son productos tangibles y los ofrecemos a cambio de una determinada suma de dinero. Pero si el comercio de enfrente es competencia y ofrece más posibilidades de pago, tendremos una desventaja competitiva. Junto a la venta de nuestros productos es necesario que tengamos disponibles herramientas de pago que ya son prácticamente exigidas por los clientes.

En contrapartida y siguiendo la propuesta ejemplificadora, al realizar la transacción por tarjetas de débito o crédito nosotros entregamos el producto en el acto, mientras que a cambio recibimos una promesa de pago del banco en los próximos días.

Y si vendemos una buena parte de la mercadería un fin de semana y el volumen de ventas está comprendido en un gran porcentaje por pagos con tarjetas, nos encontraremos en una encrucijada. ¿Cómo podríamos pagar a nuestros proveedores si todavía no cobramos el dinero de las ventas? A menos que ellos también acepten tarjetas (algo inusual), cheques (tienen recargo) o nos ofrezcan en consignación (son muy pocos los que lo hacen).

Llegamos entonces al primer planteo financiero, puesto que es un servicio ineludible el de las tarjetas, y si bien el pago es prácticamente un hecho, precisamos esperar algunos días para que se efectivice. Para evitar el trance, una buena decisión es motivar a la compra en efectivo: porcentajes de descuento (de todos modos las tarjetas bancarias suelen quitarnos un monto por impuestos y gastos operativos), promociones, etc.

No nos queda otra que pensar alternativas, partiendo de la base que no ofrecer estos medios no es una buena elección.

 

En el circuito financiero la comodidad es de quien gestiona

Como en la selva sobrevive el más fuerte, en las finanzas quien mejor gestiona. Recibir promesas no nos alcanza para pagar los impuestos, el alquiler, comprar materia prima… necesitamos hacernos de billetes para cumplir con nuestras obligaciones. Claro que si algunos proveedores aceptan promesas de pago, por ejemplo cheques, nos resultará más cómodo y el problema será de ellos.

Sí, es verdad, recibir promesas de pago como pagarés, cheques y cobros por tarjetas nos abren las puertas de muchísimas más ventas, porque damos facilidades a los potenciales clientes de acceder a nuestros productos y servicios; por eso no es malo pensarlo, al contrario, pero precisamos una espalda económica importante en fondos ante cualquier eventualidad que no nos permita hacernos del dinero por cobrar.

Lo ideal en este circuito de capital financiero es obtener en el intercambio de la compra y venta más dinero físico del necesario para cumplir con las obligaciones. Ejemplo, si nuestro alquiler cuesta 10, los salarios de los empleados 5 y la compra de materia prima 5 más, la mejor situación sería haber obtenido por ventas al menos 20 en dinero físico, y el resto sí, por qué no, financiarlo, ya que de todos modos sería parte de la ganancia neta.

¿Hay otras posibilidades? Sí. Suponiendo un caso en el que un cliente nos pague 10, y nuestro alquiler nos cueste 9. Existe la posibilidad concreta de ofrecerle al locador pagarle con ese mismo cheque a través de un endoso o una transferencia, según el país, y él se encargará de cobrarlo como suyo más adelante. Claro que esos días o semanas de diferencia probablemente debamos pagarlos, y esos 10 del cheque por cobrar sirvan para abonar los 9 de alquiler.

 

El interés, nuestro amigo que hace rentable al tiempo

Cuando pedimos un préstamo a una entidad bancaria o financiera, debemos devolver el dinero tiempo después y una suma más llamada interés. El interés se calcula según el tiempo en que tarda en devolverse el dinero. Pues bien, nosotros podemos hacer lo mismo por los días, semanas o meses que tarden clientes y consumidores en hacernos llegar el capital.

¿Por qué habríamos de cobrar lo mismo si nos pagaran hoy o el mes que viene? Esa gestión, esos movimientos que tenemos que hacer para lograr cumplir con nuestras obligaciones y seguir manteniendo el negocio deben ser cobrados. De la forma que se prefiera: descuestos por abonar en efectivo, o recargo por compras con tarjeta, cheques, o demás.

Y también habrá quienes vengan con fondos en busca de mejores precios, pues no es mala práxis otorgárselos; al fin y al cabo nos inyectarán efectivo y estaremos más holgados respecto al circuito financiero que hemos desarrollado con clientes y proveedores. Mientras sigamos consiguiendo un margen de ganancias, los precios más bajos para quienes abonan un buen caudal de fondos son justos.

 

Los deudores incobrables y el tiempo perdido

Ya hemos visto que no todo es un cuento de fantasía en los negocios. Así como habrá quienes tarden en pagar (pero pagarán afortunadamente), habrá quienes no cumplan con el compromiso jamás.

En el caso de las empresas de servicios un deudor incobrable significa tiempo perdido, eventualmente algunos insumos y costos para llevarlo a cabo y fundamentalmente un costo de oportunidad. Es decir, si dedicamos tiempo en ese cliente que luego no nos paga, hemos perdido esos ratos que podríamos haber empleado en otro que quizá sí nos hubiera pagado.

Claro que no es lo mismo el costo que representa para todas las empresas por sus diferentes volúmenes de oportunidades y carteras de clientes, y los insumos prestados. No es lo mismo lo que pierde un consultor, con su servicio netamente intelectual, que un peluquero tras una sesión de tintura, con los gastos que ellos implicaron.

Más difícil es el caso de los comercios de productos; a mayor precio del producto mayores requisitos para acceder al mismo se solicitan. Podemos vender una bicicleta con un cheque que luego no tendrá fondos y habremos perdido una suma que no pone en riesgo nuestro capital; pero un automóvil vendido en cuotas requiere muchas más garantías de pago.

Si el monto lo amerita, deberemos insitir lo más que se pueda en conseguir que se efectivice el pago de lo que hemos brindado, aunque dedicar mucho tiempo a ello podría hacer que perdiéramos vigencia en otras acciones más importantes para nuestra empresa. Dependiendo de qué y cuánto se trata podríamos también incurrir en acciones legales: en estos casos deben ser sumas de dinero muy importantes, ya que sino terminaremos erogando más en costos, abogados y procedimiento, además de la pérdida de tiempo que conlleva.

No es la elección más bonita decidir dejar ir al cliente deudor sin abonar lo que compró, pero en los negocios la cuestión trata de ser inteligente. A veces nos será más beneficioso dedicar nuestro tiempo para producir valor y no gastar pólvora en chimangos.

 

Consejos para una buena gestión de cobros

–       Motivar las compras de contado con descuentos y promociones, estudiando la elasticidad de la demanda y logrando un equilibrio entre el circuito en efectivo y el financiero.

–       Darle mayor flexibilidad en los pagos sólo a clientes de confianza, con quienes ya hemos operado en ocasiones anteriores, y cuyo respaldo es adecuado para luego cumplir con la obligación.

–       Lograr una caja que represente todas nuestras erogaciones mensuales, de manera que no debamos incurrir en financiaciones que finalmente representan costos mayores.

–       Ofrecer medios de pago que nos representen menores comisiones: las tarjetas de crédito y débito suelen descontarnos impuestos y gastos administrativos; será nuestro trabajo analizar qué entidades financieras nos convienen más para ofrecerlas como medio.

–       Realizar las acciones posibles y correspondientes para lograr cobrar los atrasados. Si no pudiéramos efectivizarlos, debemos saber cuándo dejar de intentar e invertir ese tiempo en acciones más productivas para nuestro negocio.

–       Incluir en la lista negra a los clientes que no hayan pagado sus obligaciones para con nosotros; únicamente reanudar el vínculo comercial con dinero en efectivo.

–       Cobrar intereses por los financiados, y buscar proveedores que no lo hagan con nosotros, o cuyos intereses sean inferiores a los que nosotros cobramos.

–       Si un buen volumen de compra es en efetivo, acceder a descuentos.

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